Migración paso a paso: ¿cómo pasar desde Access, Excel u otro ERP a FileMaker?

Migración paso a paso: ¿cómo pasar desde Access, Excel u otro ERP a FileMaker?

En muchas empresas, con el paso del tiempo, las necesidades de gestión y organización de datos van superando las capacidades de herramientas como Microsoft Access, Excel o incluso sistemas ERP más antiguos. Cuando se empieza a buscar una plataforma más flexible, moderna y personalizada, FileMaker suele aparecer como una opción atractiva.

Pero, ¿cómo se puede realizar esta migración de forma ordenada y efectiva? A continuación, se presenta un recorrido paso a paso que puede servir de guía para llevar los datos y procesos actuales a un entorno FileMaker, sin perder el control ni la información valiosa acumulada.

1. Evaluación del sistema actual

El primer paso es entender a fondo cómo funciona la solución actual. Ya sea que se trate de hojas de cálculo de Excel, una base de datos en Access o un ERP, es fundamental identificar:

• Qué datos se están utilizando

• Cómo están estructurados

• Qué procesos o flujos de trabajo dependen de esa información

Este diagnóstico inicial permite definir el alcance del proyecto de migración y detectar oportunidades de mejora.

2. Definición de objetivos en FileMaker

Antes de empezar a construir, conviene tener claridad sobre lo que se busca lograr con FileMaker. ¿Se quiere solo replicar lo que ya existe? ¿O hay tareas que se podrían automatizar, simplificar o mejorar? En esta fase, se definen los requerimientos funcionales y técnicos, lo que será la base para diseñar la nueva solución.

3. Diseño de la nueva estructura

Con los objetivos claros, se diseña la estructura de la base de datos en FileMaker: tablas, campos, relaciones y formularios. A diferencia de Excel, donde la información suele estar dispersa en varias hojas, o de Access, donde el diseño puede ser más rígido, FileMaker permite crear interfaces más intuitivas y visuales, lo que facilita el trabajo del usuario final.

4. Migración de datos

Este es uno de los pasos más delicados. Migrar no significa simplemente copiar y pegar datos. Requiere:

• Limpiar la información (eliminar duplicados, corregir errores)

• Estandarizar formatos (fechas, monedas, nombres)

• Importar los datos en el orden adecuado

FileMaker ofrece herramientas de importación que permiten traer datos desde Excel, CSV, Access e incluso otros sistemas mediante integración con ODBC o APIs.

5. Automatización y lógica de negocio

Una de las grandes ventajas de FileMaker es su capacidad para automatizar tareas y aplicar lógica de negocio. En esta etapa, se configuran scripts, cálculos y flujos que reemplazan procesos manuales, como generación de reportes, envíos de correos o asignación de tareas.

6. Pruebas y validación

Antes de lanzar el nuevo sistema, es esencial hacer pruebas con usuarios reales. Esto permite detectar errores, verificar que los datos se migraron correctamente y asegurarse de que los flujos de trabajo se entienden y funcionan como se espera.

7. Capacitación y puesta en marcha

Una vez validado, se capacita al equipo para que pueda usar la nueva herramienta sin dificultades. La implementación se puede hacer en fases (por módulos) o en un solo paso, según la complejidad del proyecto.

8. Soporte y mejoras continuas

La migración no termina con el lanzamiento. FileMaker es una plataforma viva, que permite hacer ajustes fácilmente. Es recomendable contar con soporte técnico y planificar mejoras a medida que se reciben sugerencias o cambian las necesidades del negocio.

Conclusión

Migrar desde Access, Excel u otro ERP hacia FileMaker no es simplemente un cambio de herramienta: es una oportunidad para repensar los procesos, mejorar la eficiencia y dar un salto tecnológico. Con una planificación adecuada y un enfoque paso a paso, la transición puede ser fluida y con resultados muy positivos.